Nyhetsbrev med senaste nytt. Problem att visa det? Se det i webbläsaren.

INTERNBOKNINGAR - många inblandade, mycket kan gå fel.

Vi vet att oavsett storlek på klubb, idrott eller evenemang finns det alltid beställningar och specialare som blir manuella. Stora kunder och nära kontaktar förväntar sig den servicen men det tar onödigt mycket tid och involverar för alldeles för många. Personal som kunde ha jobbat med att utveckla er affär, skapa bättre event och ge bättre service till era kunder.

För att tydligare beskriva vad vi menar har ni ett exempel på hur vardagen ser ut hos många klubbar (som inte har Propublik):

Pelle på Företaget AB kontaktar sin säljare och vill köpa 4 biljetter inkl. mat i VIP avdelningen till en match om 4 veckor.

Säljaren mailar då till biljettansvarig en beställning, samt gör en bokning i det gemensamma Excelarket där de håller koll på VIP-bokningar

Biljettansvarig mailar tillbaka att han gjort bokningen.

Säljaren mailar tillbaka till kunden och förklarar var, när och hur de får sina biljetter (i bästa fall)

Säljaren meddelar restaurangen att det kommer ett sällskap på 4 personer till matchen

Restaurangen för in det i sitt bokningssystem

Kunden återkommer en vecka senare med en tilläggsbokning på två personer, men får inte tag på sin säljare, utan pratar med receptionisten

Receptionisten, mailar till säljaren

Säljaren uppdaterar biljettansvarig och restaurangen

Säljaren skickar ett mail att han lagt in tilläggsbeställningen

Matchen spelas och sällskapet ber att få drycken på en samlad faktura

Säljaren kontaktar restaurangen för att få summeringen av dryck för alla sällskap

Säljaren sätter sig med summeringen från restaurangen och sitt Excelark och skapar fakturor i ekonomisystemet. Dessa måste dessutom enligt momsreglerna göra fördelad på 6% moms (biljetter), 12% moms (mat) och 25% (dryck). Vilket tar extra tid

Säljaren skriver ut och postar fakturorna

Säljaren kontaktar kunden 5 veckor efter matchen via mail med en påminnelse om att kunden inte betalat fakturan.

I detta, inte helt ovanliga, scenario läggs mycket tid på att kommunicera via mail mellan säljare, restaurang, biljettansvarig och kunden. Under denna flervägskommunikation kan viktiga fakta gå förlorad och som äventyrar leveransen till kund, samt den tar dyrbar tid. Tid som kunde lagts på att jaga nya kunder.

Attendance2:s fokus är att underlätta vardagen för alla inblandade och frigöra tid så att klubbar kan jobba framåtlutat med utveckling, inte administrera!


 

Säljarna ska sälja, inte administrera fakturor, ge support eller jaga in betalningar från under som inte betalar i tid. ALLT detta löser ProPublik.

Hammarby Fotboll är den kund som kommit längst då det gäller nyttjandet av internorderfunktionaliteten i ProPublik.

Hammarby Fotboll använder sig av internbokningsfunktionen i order- och bokningssystemet ProPublik i samband med matcher och gör alla bokningar till partners, matbokningar samt alla andra typer av bokningar där.

"Det är A och O att allt fungerar smidigt för oss och våra partners, och utan ProPublik hade det inte gått att få ihop allt. Systemet säger ifrån när biljetterna är slut på en viss sektion vilket gör att vi t.ex. inför derbyn kan vi gå ut i god tid att tala om att biljetterna börjar ta slut. Med hjälp av ProPublik får vi full koll och kan kommunicera detta till våra partners.

Dessutom hamnar inte alla bokningar på mitt bord vilket frigör tid samt effektiviserar arbetet. Alla säljkollegor tar ansvar och de får idag flertalet av sina partners att själva gå in och boka via företagets potter eller via våra externa bokningssidor. Detta bidrar också till att våra partners själva kan logga in och se hur mycket som finns kvar i deras pott.

Vår publik, oavsett om det är ett företag eller privatperson, verkar tycka att det är bra att kunna gå in själv och få bekräftat om det finns biljetter på en gång istället för att behöva vänta på mailsvar. Det är också enkelt att lösa problem eftersom bokningarna de facto finns, och ProPubik fungerar som sökregister" enligt Josefine Gasslander, Hammarby Fotboll

Erik Sundin är Key Account Manager på Hammarby Fotboll, har arbetat på Hammarby fotboll i drygt tre år och använt ProPublik cirka 2,5 år. Han och tiotalet kollegor, varav fyra säljare, använder mer eller mindre systemet dagligen vid bokning av biljetter och mat till Hammarby Fotbolls events. 

”Fördelarna med att arbeta i ProPublik är främst att det blir ordning och reda i det dagliga arbetet samt att det spar massor av tid för oss då våra partners själva bokar via systemet. Det ökar även vår kvalité i vår leverans gentemot våra partners.

Våra partners tycker detta är väldigt bra då de själva kan boka via sitt login och det kan även se hur mycket de har kvar att nyttja i tex matpott eller biljettpott”

Erik Sundin, Hammarby fotboll.


ProPublik minimera administrationen för alla och ger bättre service.

Målsättningen med internordersystemet är att alla ska kunna lägga en order och vara säker på att kunden, biljettansvarig, restaurangen och ekonomiavdelningen får all information som krävs.

Det ska också kunna hantera orderlogistiken och hantera allt det som avtalas med era partners, sponsorer, anställda, spelare, artister etc.

Loger, VIP-bokningar och sponsorbiljetter

Internbokningssystemet är ett transparent system där alla i organisationen kan skapa och se bokningar till alla evenemang och där funktionen att begränsa antalet per rum gör överbokning omöjlig.

Vid bokning får kunden orderbekräftelse direkt och fakturaunderlag skapas. Ni väljer själva om ni vill fakturera direkt eller efter evenemanget.

Biljettansvarig får alla bokningar samlade så dessa kan bearbetas i god tid via plocka-funktionen. Då biljetten är plockad syns det i status för bokningen i systemet.

Hovmästaren loggar själv in och hämtar listan för bordsplacering.

Självklart kan ni även skapa en bokningssida med betallösning där kunden själv kan lägga sin order.

Potter för mat och biljetter.

ProPublik har även en helt unik hantering av biljetter eller mat och biljett i pott. Självklart kan ni enkelt ta emot en order och välja betalsätt ”Pott” och på så sätt räkna av från kundens pott. Ännu hellre vill ni att kunden själv ska kunna avropa och beställa och det görs enkelt via ”log in” och lösenord.

Ni sätter själva de begränsningar som ni önskar sätta för era kunder, max 8 biljetter per match, max 4 per derby, enbart vardagsmatcher eller hur ni nu önskar anpassa leveransen. Ni skapar enkelt bokningssidan där kunderna bokar sina biljetter och den kan anpassas med kundens logotype eller bilder.

Potter och internorder ingår i ProPublik som en standardprodukt och ingen kostnad tas ut per bokning.


Alla ni som vill fokusera på försäljning och specifikt utveckla publiken, har behov att komplettera ert biljettsystem med ProPublik, hör gärna av er för ett möte där vi kan se hur ni kan få ut maximalt av oss och systemet.

Med vänliga hälsningar

 

Janne Ednertz

+46(0)707 50 70 64

jan.ednertz@propublik.se

www.attendance2.com

Du får detta nyhetsbrev eftersom du är en kund till oss eller för att du har skrivit upp dig på vårt nyhetsbrev. Skulle du vilja avsluta din prenumeration, klicka här.