Har du problem att se nyhetsbrevet? Klicka här för att visa det i webbläsaren.

Vill ni öka era intäkter och administrera mindre?

Kräv att era system kan kommunicera med varandra!


Attendance2 har sedan start arbetat för att öka intäkter och publik. Största utmaningen för oss är att klubbar och eventarrangörer har brist på resurser för att kunna lägga det fokus som en satsning på den privata marknaden kräver.

Detta har lett till att vi lagt mer fokus på att analysera hur vi kan effektivisera administrationen för att kunna frigöra resurser med målet att få våra kunder att jobba mer ”framåtlutande” och skapa aktiviteter som leder till en bättre upplevelse, nöjdare kunder och högre intäkter.

Attendance2 har inte bara en lång erfarenhet från idrotts- och evenemangsvärlden utan har över 20 års samlad erfarenhet från IT-branschen och under analysarbetet kan vi konstatera att idrotts och evenemangsvärlden är extremt långt efter många branscher vad gäller systemstöd.

Det är inte det att de saknas system, de flesta stora klubbar har för många, det är bristen på kommunikation mellan systemen som är problemet och i viss mån att de som fattar beslut om inköp inte har kompetens, erfarenhet från IT-upphandlingar eller jobbar operativt och kan bedöma funktionalitet och användarvänlighet.

Konsekvensen blir att det skapas ett lappverk, där olika system förvisso klarar av den uppgift de initialt skulle lösa, men i takt med att klubbarna utvecklas, ställs det nya krav och som kräver att alla system mer eller mindre kan kommunicera med varandra.

Nedan har vi belyst ett par exempel ur vardagen där vi sett att vi kan skapa nya möjligheter, rikta kommunikationen, minska administrationen och öka intäkter.

EN databas för alla privatpersoner skapar möjligheter!
En normalstor elitklubb har en mängd databaser med privatpersoner, medlemsdatabas, säsongskortsinnehavare, lösbiljettköpare, funktionärer, webshopskunder (souvenirer), spelare, ledare och alla personer hos sponsorer.
Det olika databaserna ligger i olika system och kräver manuellt arbete för att kunna exportera till Excel, vissa system klarar inte ens av det, och formatet skiljer sig. Att sedan konsolidera (samla de olika databaserna i en) kräver mycket djup kunskap i Excel eller är näst intill omöjligt, att sedan hålla den uppdaterad är en utopi!

Den genväg som klubbar med fokus på privatmarknaden tar är att samla alla e-postadresser och använda Nyhetsbrevsverktyget (T.ex Paloma, Get a newsletter, Apsis m.fl) för att kunna rikta sin kommunikation. Nackdelarna med denna lösning är att mottagaren kan avregga sig från utskick och blockas då från alla utskick, även de utskick som berör förnyande av medlemskap, inbjudan till årsmöten etc samt att det endast är en databas med namn och e-post. Ni kan alltså inte selektera på tidigare köp, ålder, bostadsort eller inkomst. Detta trots att datan finns i medlems- och säsongskortsdatabasen.

Genom att först importera in alla era befintliga databaser (om de är av god kvalitet) i ett Privat-CRM, t,ex ProPrivat som är skräddarsytt för elitklubbar och sedan koppla det mot ert biljettsystem, medlemsbetalning, ordersystem, CRM/partnerdatabas, webshop , laglistor, funktionärer etc har vi skapat EN databas

Systemet hjälper oss att rensa bort dubbletter och all data som ni har sparat finns nu för samtliga kunder.

 

Vilka fördelar ger detta?

  • Snabbt sortera fram obetalda medlemsavgifteroch skicka länk för betalning. Medlemsbetalningen görs med fördel i ProPublik via länk, då får ni uppdaterad data varje år, samt att vi får in alla familjemedlemmar i medlemsdatabasen.
  • Rikta er kommunikation och aktivera era sponsorer! Selektera på ålder, bostadsort eller kanske köpa in data från Bisnode eller PAR med t.ex inkomst. Detta är grymt för t.ex erbjudande från era partners och sponsorer.
  • Kommunicera direkt med de som ska gå på ert event  för bättre service och kanske marknadsföra produkter för merförsäljning, detta utan att exportera och importera till nyhetsbrevet.
  • Varför inte koppla ert nyhetbrevsverktyg till ProPrivat och gör selekteringen i ProPrivat och få er layout och övriga nyhetbrevsfunktionalitet.
  • Utskick till föräldrar i P06-laget, lagledare i alla lag, ideella som jobbar på matcherna, spelare i alla lag som inte betalat sin träningsavgift, forwards i hockeycampen vecka 28.

Ökad relevant kommunikation skapar färre frågor, höjer servicegraden och ger nöjdare kunder!


Medlemsrekrytering

Genom att vi kan mer eller mindre reducera administrationen kring medlemskapet genom att koppla medlemsbetalningen direkt, kan fokus läggas på att öka mervärdet och locka fler till att bli medlemmar. För att få maximal effekt rekommenderar vi att ni på sikt går över till löpande 12-månaders medlemskap, då kan ni jobba med medlemsrekrytering året runt. Koppla gärna förmåner till köp hos era sponsorer så får ni win/win/win.


Ordermottagning

Känner ni igen er?

Ponera att en kund ringer sin säljare Owe och vill köpa 8 biljetter med mat till en match som går av stapeln om två månader. Owe skickar då ett mail till biljettansvarig och till restaurangansvarig, samt gör en notering om att detta skall faktureras. Restaurangansvarig lägger in bokningen manuellt, detsamma gör biljettansvarig, troligen i ett egenformat system för att hålla koll. Kunden får på sin höjd en bekräftelse att det är fixat, inga villkor eller övertydlig beskrivning om var, hur och när kunden får sina biljetter.

Tre veckor senare, ringer kunden igen och vill ändra antalet till 10 personer samt att en av dem är nötallergiker, Owe är på ett kundbesök och glömmer att uppdatera.

På matchdagen, när det är som mest att göra, ringer kunden och frågar var och hur han får sina biljetter och då han kommer till VIP-entrén saknas två platser samt att restaurangen inte kunnat förbereda alternativ kost.

Nu återstår det för Owe att fakturera, detta görs i ekonomisystemet, Owe fick inte informationen från restaurangen om att de blev 10 och fakturerar 8 personer.

Kontentan: Missnöjd kund som ni dessutom förlorade hela intäkten på.

Med kommunikation mellan systemen och ett separat ordersystem
Owe lägger in ordern i ProPublik, kunden får en orderbekräftelse med alla villkor och information från ordersystemet samt biljetter skickade från biljettsystemet, den listas i restaurangens bokningssystem på angiven match.

Samtidigt skapas en faktura, om ni vill fakturera direkt, alternativt ett fakturaunderlag för att skickas senare. Biljett- och restaurangansvarig blir inte störda alls.

Tre veckor senare, ber Owe kunden att ringa till kansliet, där de söker upp ordern och lägger till två platser samt en notering om nötallergi. Ny orderbekräftelse går iväg samt två biljetter från biljettsystemet.

Biljett- och restaurangansvarig blir inte störda alls.

4 dagar innan match tar restaurangen ut bokningarna och gör bordsplacering samt fixar specialkost.

Owe kan enkelt selektera fram alla VIP-kunder som ska gå på matchen och skicka ett välkomstmail till dem inför matchen.

Dagen efter match tar Owe fram listan och stämmer av mot informationen från restaurangen, kollar ordrarna och kompletterar eventuellt med dryck, markerar alla ordrarna och klickar på fakturera.

Kopplar ni sedan ert företags-CRM till ordersystemet, har ni uppdaterade faktura-adresser, samt att ni får in orderhistoriken under säsongen direkt på partnerns kontaktkort.


Kräv öppna API:er!

(API, Application programming interface, möjlighet för alla att kunna koppla samman)

Vi är helt övertygade om att framtidens lösning ligger i att vi systemleverantörer måste utgå från kundernas behov och skapa en gemensam lösning där allt hänger samman, på samma sätt som i andra branscher.

Det förutsätter att vi som jobbar med system måste kunna samarbeta över gränserna och acceptera att ni kunder ibland inte använder all funktionalitet vi skapat. För att ni klubbar/arrangörer ska få den optimala lösningen krävs det att ni ställer högre krav på alla era mjukvaruleverantörer, men framför allt mot de som leverara system för LOK-stöd, medlemshantering, biljettsystem, restaurang-bokningar och CRM. Detta gäller inte minst er som ska skriva centrala avtal. 

Kräv öppna API:er och att det är ni som väljer samarbetspartner och inte er leverantör!


JUST NU SÖKER VI PILOTKUNDER

som vill vara med och utveckla och testa de nya möjligheter som ges och har ni intresse av att vara en av dem eller kanske diskutera en lösning baserad på öppna API:er där alla era vitala system kommunicerar med varandra får ni gärna slå en signal till oss.

Hur kan vi hjälpa er att få igång privat-CRM och lojalitetsprogram?
Mycket är redan på plats, alla order som genereras via ProPublik, poängsätts och importeras i realtid. Vi har idag direktkoppling mot 3 biljettsystem och får in datan direkt på lösbiljetter samt vi har dialog med ytterligare två som vi hoppas kan öppna upp sina så kallade API:er. Vi kan även poängbedöma medlemskap, souvenirköp, när de scannades in på arenan, aktiviteter hos era sponsorer och partners och mycket mera.

Som vi ser det har vi precis lyft på locket och nu vill vi utveckla lojalitets-programmen med flera klubbar.

Ta en kontakt med oss så kan vi resonera oss fram hur vi kan implementera detta för just er.

Kontakta Janne Ednertz 0707 50 70 64 



Med vänliga hälsningar

 

Vännerna på